Составить приходный. Приходный кассовый ордер для ИП: его значение и заполнение

Можно ли выдать клиенту вместе кассового чека квитанцию от ПКО? И правомерно ли вообще выдавать подобный документ? Поставленные вопросы довольно интересны.

Причина этому проста: есть реальные примеры, когда ИП, продавая какой-либо товар клиенту, не выдает ему пробитый ККТ чек, а предоставляет лишь квитанцию от приходника (приходного кассового ордера) и, например, накладную. Может ли предприниматель так делать? В каких случаях чек можно заменить другим документом? Начнем разбираться по порядку.

Понятия «касса» и «ККТ»: суть и отличия

Сначала немного теории. Свое рассуждение начнем с понятий «касса» и «ККТ». Большинство ошибок и заблуждений связано именно с тем, что их смысл часто путают.

Итак, касса – это все операции ИП (или организации), проводимые в наличной форме. Это могут быть как операции по приходу (поступление доходов), так и по расходу (расходование средств на разные цели). Все операции с наличными деньгами должны отражаться по кассе. По сути, касса есть у всех ИП и организаций, исключения весьма редки: даже если все операции проходят по безналу, то вы можете снимать деньги на какие-нибудь расходы на нужды бизнеса, например, на покупку канцелярии.

«Касса» — это своего рода воображаемый «кошелек», куда поступают деньги и откуда они берутся на расходы. Для организаций понятие «касса» выглядит более простым для понимания, так как в бухучете по плану счетов есть специальный счет 50 «Касса», по которому и отражаются все операции с наличностью.

ККТ – контрольно-кассовая техника , необходимая для проведения наличных расчетов за проданные клиенту товары, (или услуги), то есть непосредственно сам аппарат, который выбивает чек.

Определение из закона вообще звучит вот так:

Контрольно-кассовая техника – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ.

Сразу отметим важные отличия:

1. По ККТ идет учет только наличности, поступающей от покупателей за купленные у вас товары или услуги, по кассе приходом считаются все наличные поступления – выручка из ККМ за день, снятие денег с расчетного счета и так далее.
2. Из ККТ нельзя тратить деньги – здесь нет расходной части, деньги на расходы могут быть выданы исключительно из кассы.

Вывод: касса не равнозначна ККТ – это разные понятия, обозначающие разные вещи. Касса – все наличные операции предпринимателя или организации (некий «большой кошелек»), ККТ – непосредственно аппарат для принятия денег у клиента и выбивания чека. Связь между двумя понятиями можно легко показать: в конце дня выручка магазина из ККМ сдается в кассу ИП (организации), операция оформляется приходником.

Нормативное регулирование вопроса

Итак, «кассу» и «ККТ» мы разделили между собой. Теперь разделим законодательные акты, регулирующие эти вопросы. Особо выделим два из них:

1. Закон № от 22.05.2003 г. «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов…» № 54-ФЗ – регламентирует применение ККТ.
2. Указание ЦБ от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций…» № 3210-У– регламентирует ведение кассы.

Изучив документы, делаем вывод, что касса, то есть наличные операции есть у всех ИП и организаций (исключения могут встретиться, но очень-очень редко), а значит и вести их должны все. Право не оформлять документы по кассе (приходник, расходник, кассовая книга) есть только у ИП, которые учитывают доходы / расходы и физические показатели согласно нормам НК РФ (например, в КУДИР).

Вывод: повторимся еще раз, «касса» не равна «ККТ». Обязанность заполнения кассовой книги совершенно никак не связана с обязательным использованием ККТ при принятии оплаты от клиентов в наличном виде. Вполне реальна такая ситуация, что у вас есть ККТ, как этого требует законодательство, но вы как ИП пользуетесь правом не заниматься оформлением кассовых операций. Или, наоборот, вы как ИП попадаете под действие одного из исключений Закона № 54-ФЗ и ККТ не используете, например, выписывая БСО физическим лицам, но оформляете кассовые операции по приходу, заполняя приходники и кассовую книгу в контрольных целях.

Кассовый чек и ПКО

Описанные выше различия позволяют сделать вывод о различии двух документов – ПКО и кассового чека.

Кассовый чек – документ, который выбивает ККТ. В чем его смысл? Для клиента чек является подтверждением того, что ИП получил от него деньги. Соответственно, в дальнейшем, покупатель сможет с чеком обратиться с претензией, если товар оказался некачественным. Для ИП выбивание чека – подтверждение принятия наличных денег, то есть фактически подтверждение формирования суммы общей выручки от продаж.

ПКО – первичный бухгалтерский документ, служащий для оформления операций по «кассе». Значение приходного ордера совершенно иное: он используется непосредственно для учета движения наличности внутри вашей деятельности (или внутри организации).

Выглядит этот бланк так:

Вывод: ПКО не равнозначен кассовому чеку и заменить его не может. С помощью ПКО оформляют поступление денежных средств из различных источников, а не получение в ККТ денег от клиентов за купленный товар.

Теперь переходим к самому вопросу: можно ли выдать покупателю только квитанцию от ПКО? Постараемся дать подробный ответ. Опираться будем непосредственно на закон № 54-ФЗ.

Что мы имеем в исходных данных

• ККТ должна применяться организациями и ИП, если они осуществляют расчеты наличностью, банковскими карточками, электронными средствами платежа;
• если все продажи у вас проходят через расчетный счет (безналичный расчет), ККТ не применяется, так как просто не нужна;
• из общего правила есть исключения, когда ККМ все-таки можно не применять:
  • оказание услуг населению (могут не использовать ККТ до 01.07.2019 г.);
  • специфика деятельности или месторасположения;
  • плата налога по вмененке или патенту.
  • О всех исключениях мы уже рассказывали в .

• каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается некоторым условием, выполнение которого обязательно (что нужно выдавать вместо чека и каким образом этот документ должен быть оформлен).

Вывод: главный документ, служащий подтверждением оплаты клиентом товаров и услуг, – кассовый чек. Если Закон о ККТ обязывает вас использовать кассовый аппарат — вы обязаны выбивать чек, если вы можете не использовать ККТ, но она у вас есть (попадаете под исключение, но не пользуетесь этим) – вы обязаны выбивать чек.

Получается, что наличие ККТ обязывает ИП выдавать покупателю именно чек, а не какой-нибудь другой документ. Проговорим сразу еще несколько ситуаций:

• вы должны применять ККТ, она у вас есть, но чек вы не выбиваете;
• вы вправе не применять ККТ, но она у вас есть (не пользуетесь этим правом) и чек вы не выбиваете;
• вы должны иметь ККТ, но ее у вас нет, соответственно, и чек вы выбить не можете.

Все эти случаю классифицируются как нарушение законодательства. Неприменение ККТ и непробивание чека считаются нарушениями и обеспечат вам привлечение к ответственности даже тогда, когда вы все-таки выдаете какой-нибудь документ покупателю (некий бланк, квитанцию от ПКО и так далее).

Здесь все довольно понятно. Теперь вернемся к исключениям. Каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается особыми требованиями. Эти требования заключаются в следующем:

• в ситуации с оказанием услуг населению (то есть физлицам) ККТ можно не применять, но только при условии, что каждый клиент будет получать от предпринимателя заполненный БСО;
• при использовании или можно обойтись без ККТ, но выписывать по просьбе клиента товарный чек или прочий документ. В этих документах обязательно должны присутствовать все реквизиты, установленные законодательно;
• при специфичности деятельности или месторасположения разрешено вообще ничего не выдавать.

Вывод: что можно выдать покупателю взамен кассового чека, если обязанность использования ККТ отсутствует? Варианта всего три:

1. товарный чек или прочий документ, но с обязательным набором реквизитов;
2. не выдавать ничего.

ПКО вместо БСО

Подходит ли ПКО к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: БСО и «иной документ».

Сразу скажу, что к БСО есть свои требования обязательных реквизитов (п. 2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.), кроме того, он должен быть утвержден ИП (или ООО) и отпечатан в типографии. Аналогичные требования есть и к «прочему документу» (перечень реквизитов приведен в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016 г.).).

Теперь рассуждаем дальше. Если операция принятия наличности за товар будет оформляться ПКО, то клиент в таком случае получит квитанцию к ПКО. Может ли она заменить БСО или «прочий документ»? Нет, не может, потому что перечни обязательных реквизитов этих документов расходятся с реквизитами бланка приходника.

Возможно ли доработать форму квитанции к ПКО таким образом, чтобы она отвечала хотя бы требованиям, которые предъявляются к «прочему документу»? Это возможно только теоретически, на практике есть несколько существенных загвоздок:

1. Вид ПКО утвержден, он составляется по форме № КО-1 – кто будет дорабатывать унифицированную форму? Желающих найдется немного.
2. Чтобы квитанция к ПКО могла сойти за БСО ее нужно не только доработать, но и отпечатать бланки в типографии – этим тем более никто не будет заниматься.
3. Имеется и еще один важный момент, еще более теоретический, чем предыдущие. При условии, что первые два пункта будут выполнены (представим себе такое), мы получим, по сути, новый документ. Изначальное предназначение ПКО – учет наличных операций по кассе. Будет ли наш новый документ считаться все еще пригодным для оформления кассовых операций, ведь от КО-1 он будет отличаться? Останется ли доработанный ПКО легитимным для своего первоначального предназначения? Вопрос очень спорный.

Вывод: теоретических рассуждений по этому вопросу может быть очень много, нам это совершенно ни к чему. На практике вывод один: квитанция от приходника не может заменить БСО или «прочий документ», которые должны выдаваться клиенту, если ИП вправе не применять ККТ.

Теперь обратимся к последнему варианту, когда ИП может не выдавать покупателю ничего. По сути, если ИП ничего выдавать клиенту не обязан, но выдает квитанцию приходника, напрямую закону № 54-ФЗ это не противоречит.

Но обратим внимание вот на что. Выдавать квитанцию от ПКО можно лишь тогда, когда наличность приходуется непосредственно в «кассу» ИП (или организации). Напомним, что не выдавать покупателю ничего можно лишь в случае исключений, связанных со специфичностью деятельности и месторасположения.

Получается, что «касса» практически никак не вяжется с этим исключением. Например, ИП никак не может получать деньги в «кассу», если занимается торговлей разносного типа или из цистерн, продажей продуктов на ярмарке. Получается, что выдача клиенту квитанции к приходнику в этом случае косвенно противоречит п. 3 закона № 54-ФЗ.

Вывод: в этом случае теоретически возможность выдавать квитанцию к ПКО, ничего при этом не нарушая, все-таки есть. Но возможность эта настолько мала, а обоснование настолько запутано, что сделать вывод о правомерности таких действий сложно.

Итог всего

Выдача клиенту при расчете наличностью квитанции от приходника в качестве подтверждения оплаты вместо выбитого ККТ чека или иных предусмотренных в случае исключений документов неправомерна. Основным документом в любом случае считается исключительно кассовый чек. Заменить его БСО, товарным чеком или «прочим документом» можно только в ситуациях, предусмотренных законом. ПКО – первичный бухгалтерский документ, у которого есть свое собственное значение – оформление кассовых операций внутри деятельности.

Что это такое

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины , который оформляется при каждом поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.

Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Бланк ПКО (форма КО-1)

Приходный кассовый ордер (форма КО-1), действующий в 2019 году:

• cкачать бланк в формате word ;
• скачать бланк в формате excel .

Как заполнить ПКО

Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2017). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса» ).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

• 51 – поступление денег с расчетного счета;
• 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
• 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
• 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
• 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
• 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2017 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание , в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения ПКО в 2019 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка приходного кассового ордера в 2019 году.

Деятельность любого субъекта хозяйствования сопровождается такими ситуациями, когда требуются наличные денежные средства. Их используют для выполнения срочных взаиморасчетов с клиентами, поставщиками, подотчетными субъектами, ими выплачивают зарплату, оплачивают расходы и т.д. Контроль учета денежных средств в учреждении происходит благодаря кассовой книге, расходным и приходным кассовым ордерам.

В кассе предприятия деньги появляются в итоге взаиморасчетов с покупателями, из банка, возвратов от поставщиков, подотчетных субъектов, получения кредита или займа и прочих приходных операций. Главный документ, оформляющий приход наличности – это приходный кассовый ордер (ПКО).

Определение ПКО

Первичным бланком бухгалтерии считается приходный кассовый ордер. Он нужен для ведения учета кассовых операций. Приход денежных средств в кассу учреждения сопровождается печатанием или выписыванием приходного ордера. Вид бланка приходника общепринятый (КО-1), его можно найти в альбоме с унифицированными бланками учета кассовых операций и результатов инвентаризации.

Приходный кассовый ордер в 1С создан по форме КО-1. С его помощью происходит автоматический и быстрый учет процессов, связанных с приходом наличности в кассу. Использовать произвольную форму документа запрещено законом. Приходный кассовый ордер и прилагающаяся к нему квитанция заполняется согласно ст. 13, ст. 19-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Печатный вид бланка обязательно подписывается главбухом или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия, полученные согласно письменному подтверждению руководителя. На отрывной квитанции ставится подпись главбуха, кассира, который принял деньги. На квитанции, так же как и на приходном кассовом ордере ставят печать, затем ее отдают лицу, принесшему деньги в кассу.

Экранная форма ПКО в 1С 8.3

Работа с кассой в 1С начинается с создания приходного кассового ордера. Алгоритм действий несложен:

• В правой части экрана программы надо нажать на вкладку «Банк и касса»;

Фото №1 «Вкладка банк и касса»:

• В появившемся меню находим подраздел «Касса» и в нем выбираем Кассовые документы – Поступления — Приходный кассовый ордер;
• Нажимаем на кнопку «Поступление». Она имеет прямоугольную форму с надписью «Поступление» и зеленый крестик;
• После чего откроется электронный вид документа, как показано на рисунке №2.

Фото №2 «Экранная форма ПКО»:

Стоит заметить, что заполненный в электронном варианте бланк распечатывается в одном экземпляре. Какие-либо исправления в нем недопустимы. После подписания, печать ставится своеобразным образом – большая ее часть заходит на отрывную квитанцию, а другая часть пропечатывается на самом приходном кассовом ордере. Затем приходный ордер регистрируется в журнале №КО-3. Этот документ тоже автоматизирован в 1С. Можно в любой момент отследить движение наличности по данному журналу регистрации ПКО и РКО.

Правильное заполнение ПКО в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер в 1С запрограммирован так, что может выполнять несколько различных по смыслу операций, которые по-разному отражаются в учете. Если на экране открыт приходный ордер, как на рисунке №2, тогда можно его заполнять, учитывая от кого, поступают деньги в кассу. Это влияет на выбор вида операции и счета учета. Приведенный ниже пример рассматривает вид операции «Получение наличных в банке».

Порядок заполнения:

• Далее нажимают на кнопку «Провести», документу автоматически присваивается порядковый №. Номера ПКО идут строго друг за другом;
• Нажав на кнопку Дт/Кт, будут видны сформированные программой проводки, пример на рисунке №5.

Фото №5 «Поступление наличных»:

Приходный кассовый ордер в 1С сформирован. Теперь его можно провести, записать и распечатать, нажав на кнопку «Приходный кассовый ордер», рядом с кнопкой нарисован значок принтера. Как выглядит печатный образец ПКО видно на изображении №6.

Фото №6 «Печатная форма приходного кассового ордера»:

Внизу документа ставятся подписи и печать, по разрывной линии отделяется квитанция от приходного кассового ордера. Квитанцию, как и оговаривалось выше, отдают лицу, сдавшему деньги, а ордер остается в бухгалтерии.

Вернувшись в раздел «Банк и касса», подраздел «Касса» — «Кассовые документы», будет виден проведенный ордер. Он помечается зеленой галочкой. В подразделе «Банк» — «Банковские выписки» на дату составления Приходного ордера внизу диалогового окна будет видно, сколько денег на этот день было списано с расчетного счета и сколько поступило. В сумму «Списано» войдут 50 тыс. руб., которые организация получила в кассу со своего банковского счета. Смотри изображение №8.

Фото №8 «Кассовые документы»:
Фото №9 «Банковские выписки»:

Приходный кассовый ордер в 1С можно изменять вручную, для этого необходимо выбрать документ, нажать на «Движение документа», поставить галочку на «Ручную корректировку» и вносить нужные изменения и поправки в проводку.

Работа с кассовой книгой в 1С 8.3 и отчет кассира

Кассовая книга в 1С отображает все движения денежных средств на предприятии, как их приход, так и списание. Любая организация, где есть касса должно вести только одну кассовую книгу. Она нумеруется, шнуруется, опечатывается сургучной или мастичной печатью. Подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия заверяется количество листов в книге.

После того как кассир выдаст, или получит денежные средства в кассу по ордерам, он обязан сделать об этом запись в кассовую книгу. В конце каждого дня работник кассы подсчитывает итог за день, выводя остаток денег в кассе на следующее число. Данную информацию он передает в бухгалтерию в виде отчета кассира. Это отрывная часть кассовой книги, т.е. полное ее дублирование за весь день. Расходные и приходные кассовые бланки отдаются вместе с отчетом кассира под подпись в кассовой книге.

Программа 1С облегчила рутинный труд бухгалтерии. Теперь отчет кассира в 1С формируется одним нажатием кнопки. Он составляется благодаря созданным приходным кассовым ордерам и РКО, на основании проводок, где присутствует счет 50.01 «Касса организации».

Пошаговое формирование кассовой книги и отчета кассира в 1С:

• В левом столбике меню выбираем «Банк и касса»;
• В подразделе «Касса» выбираем пункт «Кассовые документы». Этот пункт отображает все ПКО и РКО, проведенные, удаленные и не проведенные. Можно будет увидеть валюту этих операций, номера и даты документов, наименование контрагентов и виды операций;
• Затем нажимают на кнопку «Кассовая книга» и на экране выводится печатный вид документа, здесь выбирается число, за которое нужен отчет и организация, пример на картинке №10.

Фото №10 «Кассовая книга»:

Кассовая книга в 1С имеет унифицированную форму. Это утвержденный бланк №КО-4. В документе отображается:

• Сколько денег было в начале дня;
• Обороты за день, т.е. приход и расход, указано от кого был приход или кому выдавались средства;
• Отмечается итог за день и выводится итоговый остаток в конце дня;
• Реквизиты организации, дата создания кассовой книги;
• Номера листов, Ф.И.О. главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и руководителя предприятия, места для их подписей и печати.

По картинке №10 видно, что кассовая книга создается автоматически в двух копиях. Одна из них – это отчет кассира в 1С, который передается в бухгалтерию, другая остается у кассира.

Когда выбирают неконкретный день, а произвольный период формирования кассовой книги, тогда она будет формироваться на каждый кассовый день с порядковой нумерацией: лист 1, лист 2 и т.д. Отчет может создаваться отдельно по разным валютам или общий по всем кассам, но уже в российских рублях. В том случае, если за отчетный период взят один день, тогда дополнительно отображается сумма, взятая из кассы на выплату з/п за это число.

Фото №11 «Журнал кассовых документов»:

Отчет КО-4 можно составить и другим способом. Для этого нужно зайти в «Банк и касса», выбрать подраздел «Отчеты» — «Кассовая книга». В этом подразделе не всегда отображаются нужные отчеты, чтобы их туда добавить, надо нажать вверху экрана на кнопку «Настройка навигации», она выглядит как шестерня, и из выпадающего списка перетащить нужные отчеты слева направо. Здесь же выбирают и отчет КО-3 – это Журнал кассовых документов, пример указан выше на картинку №11.

Поступление денег в хозяйственном субъекте может осуществляться двумя способами - безналично на расчетный счет и наличными в кассу. Документальное оформление регулируется указаниями ЦБ РФ, согласно которым в последнем случае надо составлять приходный кассовый ордер. Органы статистики для него разработали стандартную форму.

Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.

Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.

Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.

К таким ситуациям относится:

• Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
• Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
• При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
• Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
• Платежи учредителей по взносам в .
• Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
• В других установленных законодательством случаях.

Внимание! Разрешается не выписывать ПКО только предпринимателям, которые в соответствии с нормами права осуществляют ведение учета по упрощенной схеме. При выдаче денег из кассы применяется .

Порядок применения приходника

ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.

Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.

Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.

Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.

Проверив все обязательные реквизиты, кассир принимает наличные деньги, количество которых должно соответствовать указанной в документе сумме. Если поступление является доходом, то сумму надо пробить по ККА. Деньги могут передавать в кассу по реестру или квитанции. В этом случае они идут в качестве приложения к пко и должны указываться в нем.

Вам будет интересно:

Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

Если вноситель передал правильную сумму, кассир отрывает от приходника квитанцию, проставляет в ней все необходимые штампы и свою визу и передает ее ему.

Внимание! Когда рабочий день или смена подходят к концу все кассовые документы, в том числе и ПКО, отдаются вместе с отчетом кассира в бухгалтерию для проверки и отражения их хозяйственных операциях.

Приходный ордер КО-1 скачать бланк и образец заполнения

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.

Основная часть

Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить код ОКПО , который был присвоен организации в Росстате. Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.

Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.

Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету - счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.

Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.

В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.

Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».

В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.

Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.

Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».

В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.

Вам будет интересно:

Онлайн-касса с 2017 года кто должен перейти на новую ККТ

После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.

В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.

В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.

Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.

Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет - то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».

В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.

Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.

Особенности заполнения ПКО

Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.

Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта – ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.

Внимание! Однако из этой ситуации есть выход - принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.

Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.

В Российской Федерации кассовые операции надлежит осуществлять с применением специально установленных форм первичной документации. Для подобных операций унифицированные формы разработаны и утверждены государством. На основании ряда нормативных правовых актов они вменены к обязательному использованию. Не является исключением и приходный кассовый ордер (бланк ПКО можно посмотреть ).

Нормативная база для ПКО

Проведение субъектами предпринимательства кассовых операций по приему наличных денежных средств сопровождается оформлением рассматриваемого первичного документа (здесь можно бланк приходного кассового ордера в Word). Необходимость оформления кассовых операций по приему денег путем подписания ордера по форме 0310001 установлена в пунктах 4.1 и 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У . Унифицированная форма и содержание этого первичного документа установлены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .

Приходный кассовый ордер (бланк 2017 года здесь)

Унифицированная форма рассматриваемого кассового ордера установлена и подлежит применению для случаев, когда в кассу предприятия поступают наличные денежные средства. Этот документ (распечатать бланк приходного кассового ордера можно здесь) надлежит выписывать в единственном экземпляре. Подпись на нем проставляет главный бухгалтер предприятия или иное должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

Унифицированная форма предусматривает наличие отрывной квитанции к ПКО, на которой при совершении операции проставляется подпись главного бухгалтера или иного лица, имеющего соответствующие полномочия. Кроме этого, квитанцию своей подписью и печатью заверяет кассир, после чего она (квитанция) передается лицу, от которого в кассу поступили наличные денежные средства (приходный кассовый ордер и образец его заполнения можно посмотреть здесь).

Приняв деньги, кассир сверяет их количество с суммарным значением, отраженным в рассматриваемом первичном документе. Если значения равнозначны, кассир ставит в соответствующей строке ордера свою подпись, печать или штамп. В случае, если значение поступившей в кассу суммы оказалось ниже, чем в ПКО, указанный документ отсылается для переоформления в бухгалтерию.

Порядок поступления наличных от обособленных подразделений в кассу головной организации утверждается юридическим лицом. Прием этих денег организации также надлежит производить по ордеру установленной формы (распечатать бланк приходного кассового ордера).

Унифицированная форма этого кассового документа содержит, в том числе, следующие реквизиты:

• номер и дату;
• информацию для бухгалтерского учета (дебет, кредит, код аналитического учета, код целевого назначения);
• ФИО лица, от которого приняты денежные средства;
• основание принятия с приложением (при необходимости) соответствующего документа;
• сумму принимаемых денежных средств;
• подписи руководителя, главного бухгалтера, выдающего и получающего лица;
• квитанцию к ордеру, отдаваемую лицу, от которого приняты наличные, в подтверждение этого факта ( бланк приходного кассового ордера).

Предприниматели, которые на основании НК РФ учитывают свои доходы или доходы и расходы, другие объекты налогообложения либо физические показатели, вправе не применять кассовую документацию, в т.ч., при приеме наличных (образец приходного кассового ордера здесь).